Benchmarks zijn een uiterst krachtig middel
Proces
Het wordt steeds moeilijker om een concurrentie voorsprong te realiseren, onder andere door het wegvallen van de grenzen, de toenemende concurrentie en het verplaatsen van productie en diensten naar verre landen. Strategie, organisatiestructuur en procesinrichting dienen voortdurend te worden verbeterd. Daarbij gaat het vaak om het sneller en beter inspelen op de wensen van de klant en om het verbeteren van de effectiviteit en efficiency van de organisatie. Ook de inkoopprocessen binnen de organisatie zullen continu moeten worden verbeterd.
Benchmark
Om bijvoorbeeld de professionaliteit te kunnen verhogen kan er worden gekeken naar andere organisaties om de eigen prestaties te benchmarken. Benchmarks, mits goed uitgevoerd, zijn een uiterst krachtig middel om verbeterpotentie te identificeren en om de mix van effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit te optimaliseren. Een benchmark uitvoeren vraagt van de eigen organisatie ook het een en ander. Het is goed om te realiseren wat de specifieke vraag is voor de benchmark. Zonder een duidelijke doelstelling krijgt u een antwoord op een vraag die niet gesteld is, of een algemeen gevoel van: ‘zo slecht doen we het nog niet…’
Veel bedrijven en organisaties willen graag vergeleken worden met bedrijven die zo vergelijkbaar mogelijk zijn. De onderliggende vraag is dan vaak: Hoe doe ik het ten opzichte van concurrerende bedrijven. Een relevante vraag, maar niet gericht op verbeteren. Toch is daarmee het verhaal nog niet verteld. Deze manier van vergelijken zorgt namelijk voor oogkleppen binnen een groep bedrijven of een branche.
Verbeteringen
In het geval dat u echt verbeteringen in de inkoop professionaliteit wilt maken is het dan veel relevanter om te zien hoe er per proces gescoord wordt, ook bij niet op elkaar lijkende bedrijven. Een simpel voorbeeld: Bij het operationeel verwerken van inkooporders is een vergelijking met concurrenten niet echt interessant. Een dergelijk generiek proces wordt waarschijnlijk efficiënter, effectiever en met hogere kwaliteit uitgevoerd bij bedrijven buiten uw sector, dan binnen de bedrijven binnen het gezichtsveld. Een professionele inkooporganisaties heeft cijfers voorhanden en kan ze, afhankelijk van de kwaliteit van het geheugen, gelijk opleveren. Inkoopmanagers die geen idee hebben, sturen er hoogstwaarschijnlijk ook niet op…